Cómo digitalizar los albaranes y facturas de compra de tu taller con IA
Haz una foto del albarán o sube el PDF: la IA extrae los datos, los vincula a la orden de trabajo y los vuelca a la factura. Así funciona el escáner IA de TallerIA.
Si llevas un taller, conoces la escena: acabas la jornada con un montón de albaranes y facturas de proveedores encima de la mesa. Y antes de poder facturar al cliente, alguien tiene que sentarse a teclear referencia por referencia: el código de la pieza, la cantidad, el precio, el IVA. Línea a línea. Es lento, es aburrido y, lo peor, es donde se cuelan los errores que luego te comen el margen sin que te enteres.
El escáner IA de albaranes de TallerIA existe para eliminar ese trabajo. Haces una foto del documento con el móvil o subes el PDF, y la inteligencia artificial extrae todos los datos por ti, los vincula a la orden de trabajo y los deja listos en la factura. En esta guía te explicamos cómo funciona y por qué cambia el día a día de un taller mecánico.
¿Qué es el escáner IA de albaranes?
Es una función de TallerIA que digitaliza los documentos de compra que recibes de tus proveedores —albaranes y facturas de piezas— usando reconocimiento automático con IA. En lugar de introducir los datos a mano en el software, el sistema "lee" el documento, identifica cada línea y la convierte en información estructurada dentro de tu gestión.
Dicho de otra forma: es OCR de albaranes pensado específicamente para un taller, que no se queda en "leer texto", sino que entiende qué es una referencia, qué es una cantidad y qué es un precio, y lo coloca donde tiene que ir.
Cómo funciona, paso a paso
1. Captura el documento como quieras
No necesitas un escáner aparte. Puedes:
- Hacer una foto con la cámara del móvil directamente desde la app.
- Subir un PDF que te haya enviado el proveedor por email.
- Subir una foto desde la galería o arrastrar el archivo si trabajas desde el ordenador.
2. La IA extrae los datos automáticamente
En segundos, el sistema detecta el proveedor, el número de documento, la fecha y todas las líneas: referencia, descripción, cantidad, precio unitario y total, además de la base imponible y el IVA. Esto es extracción automática de datos real: no copias nada, solo revisas.
3. Revisas y confirmas
Antes de guardar nada, ves una pantalla con todo lo que ha leído la IA, totalmente editable. Si algún dato no es correcto, lo corriges en un toque. Así te aseguras de que nunca entra información errónea en tu facturación, que es justo el problema que queremos evitar.
4. Lo vinculas a una orden de trabajo
Asocias el documento a la OT correspondiente. A partir de ahí, las piezas compradas quedan ligadas al trabajo concreto en el que se han usado, con su coste real.
5. Se vuelca a la factura, solo
Las líneas pasan automáticamente a la factura de esa orden, manteniendo la misma referencia, descripción y precio. Sin volver a teclear. Lo que antes eran diez minutos de transcripción por documento, ahora son unos segundos de revisión.
Qué datos extrae automáticamente
- Datos del proveedor y número de albarán o factura.
- Fecha del documento.
- Cada línea: referencia, descripción, cantidad, precio unitario y total.
- Base imponible, IVA y total del documento.
Por qué cambia el día a día de un taller
Recuperas tiempo. Las horas que dedicabas a pasar albaranes a mano se reducen a una revisión rápida. Tiempo que vuelve al taller, que es donde de verdad ganas dinero.
Reduces errores. Un precio mal copiado o una referencia equivocada se traduce en facturas incorrectas y en margen perdido. Al extraer y revisar en lugar de teclear, esos fallos casi desaparecen.
Conoces tu margen real. Al quedar cada compra vinculada a su orden de trabajo, sabes exactamente cuánto te ha costado cada reparación y cuánto has ganado de verdad.
Tienes todo trazado. Cada pieza queda registrada y asociada a su trabajo y su factura, sin papeles sueltos que se pierden.
¿En qué planes está disponible?
El escáner IA está incluido en todos los planes de TallerIA; lo que cambia es el número de escaneos al mes:
- Starter: 10 escaneos/mes.
- Pro: 150 escaneos/mes.
- Premium: escaneos ilimitados.
Puedes ver el detalle completo y comparar las funciones de cada plan en la página de precios.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un escáner aparte o vale con el móvil?
Vale con el móvil. Haces una foto del albarán desde la app y listo. También puedes subir un PDF o una imagen desde el ordenador.
¿Qué pasa si la IA se equivoca al leer un dato?
Antes de guardar, siempre ves una pantalla de revisión editable con todo lo extraído. Si algo no cuadra, lo corriges al momento, así nunca entra un dato erróneo en la factura.
¿Reconoce albaranes y facturas de cualquier proveedor?
Sí. La IA está pensada para interpretar documentos de compra con formatos distintos, no una plantilla fija de un único proveedor.
¿Los datos escaneados pasan solos a la factura del cliente?
Una vez vinculas el documento a una orden de trabajo, las líneas se vuelcan automáticamente a la factura de esa OT con la misma referencia y precio.
¿Cuántos documentos puedo escanear al mes?
Depende del plan: 10 al mes en Starter, 150 en Pro e ilimitados en Premium.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un escáner aparte o vale con el móvil?
Vale con el móvil. Haces una foto del albarán desde la app y listo. También puedes subir un PDF o una imagen desde el ordenador.
¿Qué pasa si la IA se equivoca al leer un dato?
Antes de guardar, siempre ves una pantalla de revisión editable con todo lo extraído. Si algo no cuadra, lo corriges al momento, así nunca entra un dato erróneo en la factura.
¿Reconoce albaranes y facturas de cualquier proveedor?
Sí. La IA está pensada para interpretar documentos de compra con formatos distintos, no una plantilla fija de un único proveedor.
¿Los datos escaneados pasan solos a la factura del cliente?
Una vez vinculas el documento a una orden de trabajo, las líneas se vuelcan automáticamente a la factura de esa OT con la misma referencia y precio.
¿Cuántos documentos puedo escanear al mes?
Depende del plan: 10 al mes en Starter, 150 en Pro e ilimitados en Premium.